Administratief Manager voor het Studentensecretariaat

Het Instituut voor Opleiding in Dringende Medische Hulpverlening van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (IODMH BHG) is het enige opleidingscentrum voor hulpverleners-ambulanciers (HV-A) van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het maakt deel uit van Safe.brussels, de Gewestelijke School voor Veiligheids-, Preventie- en Hulpverleningsberoepen, die naast IODMH ook de Brusselse Brandweerschool (C.F.P.B.), de Gewestelijke en Intercommunale Politieopleiding (E.R.I.P.) en de veiligheids- en preventieafdelingen van de Gewestelijke School voor Openbaar Bestuur (E.R.A.P.) omvat. Pool 1: opleiding van ambulanciers (basisopleiding, permanente vorming en vijfjaarlijkse herkwalificatie) actief in het Brussels Gewest; Pool 2: aanvullende opleidingen op vraag van onze hoofdpartners: DBDMH Brussel, Rode Kruis en Defensie; Pool 3: externe opleidingen binnen de specifieke competentiedomeinen van ons opleidingsinstituut. Alle opleidingen worden in de twee landstalen aangeboden. In deze functie ben U het administratieve aanspreekpunt voor de opleidingen georganiseerd door het Instituut. De niet-uitputtende taken zijn: Organisatie van de opleidingen : Opleidingen plannen met partners en andere scholen; Leslokalen, administratief materiaal en catering reserveren; Instructeurs identificeren en inzetten op basis van een algemene lijst; Afwezigheden beheren en aanwezigheid van instructeurs aanpassen; Communicatie verzorgen (via e-mail en/of telefoon) met kandidaten en instructeurs. Documentbeheer en administratieve opvolging : Documentaire opvolging van de opleidingen (inschrijvingsdossiers, aanwezigheden, examens, aanwezigheids- of slaagattesten); Alle informatie centraliseren en updaten in de daarvoor bestemde systemen (beheersoftware, elektronische archivering, papieren dossiers); Organisatie en opvolging van de administratieve aspecten van de stages. Onthaal en partnerinterface : Eerste aanspreekpunt zijn voor partners (ambulancediensten, instructeurs, studenten, publiek); Onthaal verzorgen aan het studentensecretariaat, in de klaslokalen en occasioneel bij instructeurs en kandidaten. Transversale ondersteuning aan het IFAMU-team : Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan teamleden met respect voor vertrouwelijkheid; Administratieve of logistieke ondersteuning bieden aan de pedagogische en wetenschappelijke cellen; Meewerken aan de voorbereiding en opvolging van administratieve dossiers (op vraag van directie, pedagoog of boekhouder); Bijdragen aan de actualisering van cursusinhoud en verspreiding ervan aan kandidaten en instructeurs; In samenwerking met de directie statistieken en standaardrapporten opstellen voor intern gebruik of voor partners. Je beschikt over een diploma hoger onderwijs, richting secretariaat of administratief beheer; Een professionele ervaring van 2 jaar in een secretariaatsfunctie is wenselijk. Gevraagde competenties : U bent tweetalig Nederlands-Frans en vlot in beide talen, zowel mondeling als schriftelijk; U beheerst de courante kantoorsoftware: Word (opmaak), Excel (gegevensinvoer en opmaak), PowerPoint (opmaak) en basis digitale tools (internet, sociale media, enz.); U bent vertrouwd met een plannings- of bedrijfsbeheertool; U bent flexibel, service- en resultaatgericht en houdt ervan om problemen op te lossen; U bent een teamspeler, georganiseerd, sociaal en methodisch; U toont empathie en initiatief; U beschikt over goede schrijfvaardigheden. Een dynamische werkomgeving ; Een voltijds contract van bepaalde duur van één jaar, gevolgd door een contract van onbepaalde duur bij een gunstige evaluatie; Een aantrekkelijk salaris op basis van onze baremaschaal, met mogelijkheid om relevante anciënniteit voor de functie te valoriseren; Thuiswerk is bespreekbaar; Eindejaarspremie en dubbel vakantiegeld; 20 dagen wettelijk jaarlijks verlof; 15 extra-legale verlofdagen pro rata van de maandelijkse prestaties; Eén extra verlofdag op 15 november; Verlof tijdens de sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar (feestdagen die in het weekend vallen, worden tijdens deze week gecompenseerd); Een maaltijdcheque per gewerkte dag met een nominale waarde van €8; de werknemersbijdrage wordt bepaald volgens de geldende wetgeving (momenteel: €1,09); De werknemer krijgt de kans om een Selor-examen Frans-Nederlands : niveau 9.2 elementair (mondeling en schriftelijk) af te leggen, dat bij slagen recht geeft op een jaarlijkse ge ndexeerde tweetaligheidspremie van €2.400,00 bruto; Een hospitalisatieverzekering voor één aangeslotene in een gemeenschappelijke kamer via de DBDMH; Tussenkomst in de vervoerskosten (wettelijk gedeelte). Gewone werkplaats: Haren Onthaal, Statistiek, Planning, Gegevensinvoer, Documentbeheer, Boekingen, Onderwijs, Samenwerken, Catering, Administratie, Archive, Sociale media, Communicatie, Schrijven, School, Logistieke sector, Management, Bilingual, MS Excel, PowerPoint

Location: Haren, 1130, BE

Posted Date: 9/2/2025